品質情報管理システムの構築と業務活用
こんな課題をお持ちのお客さまに・・・
・トラブル是正処置報告書の内容に抜けがあり教訓が整理できていない。
・トラブル発生から是正処置完了までのワークフローの管理が不十分。
・不具合情報が再発防止活動に活用できておらず類似不具合が再発する。
・設計開発プロセスで得られるノウハウが組織の中で共有できていない。
・トラブル是正処置報告書の内容に抜けがあり教訓が整理できていない。
・トラブル発生から是正処置完了までのワークフローの管理が不十分。
・不具合情報が再発防止活動に活用できておらず類似不具合が再発する。
・設計開発プロセスで得られるノウハウが組織の中で共有できていない。
品質情報管理システムによる知識の共有と活用
構造化知識研究所では、不具合発生から是正処置完了ならびに再発防止の教訓整理まで、ワークフロー管理に基づき質の高い不具合情報を整理、蓄積することが可能な品質情報管理システムを開発しています。お客様のニーズ、業務フローに応じて柔軟な不具合対応のステータス管理を行えるほか、不具合報告によって得られた教訓をSSM/構造化知識マネジメントに基づき、再発防止/未然防止の業務に円滑に活用することができます。
また設計開発の過程で実施される品質特性の試作評価で得られる知見データや、技術的なノウハウなど様々な知識・情報をお客様のニーズに応じたフォームに柔軟にまとめて品質ノウハウデータベースとして管理することもできます。試験データ、技術標準などの関連文書や画像や動画などのファイルも関連ファイルとしてリンクさせることができるため、様々な品質情報の活用を促進することもできます。
【3大特徴点】
●考え方と方法論・・・・
⇒品質情報の質を高める
品質マネジメント、未然防止研究の専門的な見地と、豊富な未然防止システムの支援実績により、不具合報告書の起案から完了までのワークフロー、不具合報告のコンテンツ管理に必要な項目をデザインし、事象の表現、事象の発生要因やメカニズムの整理、効果のある対策の明確化など意味のあるコンテンツを作成することを支援いたします。
⇒品質情報を業務に活用する
一般的な文書管理システムは、文書の完成までは十分にフォローできるものであっても、その文書を活用する業務を明確にしてその業務の質を高める仕組みまで構築することは容易ではありません。構造化知識研究所は「トラブル発生から未然防止」までを「一気通貫」で品質情報・技術知識を管理、運用し、具体的な設計、未然防止活動、トラブルシューティングなどの幅広い業務のラインに組み込んで活用することが本来のあるべき姿と考えて、それを実現する品質情報管理システムをご提供いたします。弊社では構造化知識マネジメントやSSMの方法論に基づき、技術知識の整理、活用に関する豊富な経験、ノウハウを持っております。このような経験、ノウハウを生かして、「整理・蓄積するだけの品質情報」ではなく「活用出口が明確な品質情報」を皆さまと共有させて頂き、品質情報を作成する目的を十分にご理解頂けるシステムの構築と運用を実現します。
●実現するシステム・・・
構造化知識研究所は、単に不具合情報をデータベースとして登録するだけのシステムを提供することは致しません。不具合情報を登録することが目的になってしまうと、不具合報告が形骸化し、業務に生かせるノウハウが集まらないためです。弊社は不具合報告書を作成、登録後、それを業務に活用するための仕組み、すなわち不具合報告を作成する目的、出口を明確にして、そのためのシステム作りを強力に進めて参ります。
品質情報を作成する目的に応じて、品質情報の帳票をデザインします。具体的にはワークフローごとに帳票フォームの編集エリアを変化させたり、各フォームに指定する入力欄は、様々なテキストエリアやリストボックスを配置し、また関連ファイルの指定も多様な方法から設定できるようにします。またユーザ管理データと連携して、帳票作成中のご自身の部署や名前の入力や関係者の部署、チェッカーや承認者の名前の入力なども柔軟に行い、また関係するユーザのみ帳票を編集する権限を与えるなど、帳票の編集権限を柔軟に設定することができます。品質情報の起案から完了までのフローのなかで、文書のステータス管理を行うことができ、各帳票で個別に指定された関係者に各ステータスのお知らせメールを配信することもできます。
品質情報は多様な帳票デザインで豊富に作成できますが、それぞれの品質情報を閲覧する権限は部署、ユーザごとに設定できますので、秘密情報のレベルに応じて柔軟にアクセス権限管理を設定することが可能です。ユーザはアクセス権限に基づき、閲覧可能な品質情報のデータベースに対して、検索を実行し、内容を閲覧することができます。
品質情報管理システムは、弊社が開発するSSMmaster(構造化知識ベースを活用した知識活用システム)や、原因分析ツリー作成ツールなど様々なシステムと連携します。SSMmasterとの連携を取ることによって、知識を活用したトラブル未然防止・再発防止活動や要求機能を実現する設計手段導出など様々な業務支援を強力に進めることができます。
●コンサルティングと運用フォロー・・・
構造化知識研究所では、お客様にツールをご提供するというより、品質情報の価値を高め、広く品質保証に関わる業務に活用するためのシステム構築と運用のあるべき姿を共有し、そこから必要なシステムをご提供し、運用することが品質情報管理システムの成功のために不可欠であると考えております。そのため、不具合報告書の運用でありましたら、お客様の不具合報告書の作成から是正処置完了までの一連のワークフローを踏まえ、また再発防止のための教訓整理や業務への活用方法を踏まえて、具体的なシステムのデザインを実務的な運用を踏まえてご提案します。
また不具合報告のフォーマットにおいては、実務に沿って柔軟なフォームを考案、運用し、随時フォームデザインの変更ならびに複数のフォーマットの統合などが行うことができるため、お客様の当初のニーズや運用中の様々なニーズ変化に柔軟に対応する施策をご提案することができます。
既存の文書管理システムから移行する場合、既存データを一括で品質情報管理システムに移植できるかどうかも重要なポイントになります。既存の文書データがExcelシートに出力できるものであれば、円滑に既存データの移植を行うことができますので、従来の品質情報データも弊社がご提供するシステムを通じて業務に活用することができるようになります。
品質情報管理システムでは各種ログを取得できますので、運用を開始したシステムにおいてどのような品質情報が活発に活用されているのか、またどのような品質情報が頻繁に登録されているのか、どのようなユーザがよくシステムを利用しているのかなどの各種データ集計を行うことができます。システムの運用の実態を把握することによって、システム運用のPDCAを適切に回して、より良いシステムに成長させることができます。
【具体的な活動内容】
●ワークフローの明確化と帳票フォーマットの整備
ユーザが作成する品質情報が業務で起案されてから完了するまでの流れをワークフローで整理して、それを踏まえた品質情報の帳票フォーマットを具体的にデザインしていきます。特に、作成権限のある部署、閲覧権限のある部署の範囲設定や、各帳票を作成する際の文書ステータスに応じた関係者へのメール通知を含むステータス管理、メール本文のひな形作成など、きめ細かに文書運用のための機能を明確にしてゆきます。また品質情報を検索するためのフィールドなどの定義も行い、閲覧権限をもつユーザが品質情報にスムーズにたどり着く方法も明確にします。
●システム登録ユーザ・部署の管理
品質情報システムを利用するユーザ登録とそのユーザデータのメンテナンス計画を立案し、日々異動があるユーザやしばしば発生する組織変更に対してスムーズに更新対応できる運用方法を実現します。また各ユーザのアクセス権限管理を適切に行えるようにします。
●知識活用シナリオの作成と仕組みづくり
品質情報の作成により得られる教訓を業務に生かすための知識活用シナリオを作成します。またそのシナリオを踏まえて、業務に生かすための仕組みを具体化します。構造化知識研究所では、長年SSMによる構造化知識ベースを用いた様々な未然防止、再発防止活動の支援を進めて参りました。このような経験、ノウハウを生かして品質情報が具体的な業務ラインに組み込めるように、必要に応じてSSMmasterによる構造化知識ベースと連携も図りながら、皆さまの品質マネジメントに関する課題を克服する仕組みを構築していきます。また具体的な仕組みの運用を通じて生じた課題を明確にして、それに対する解決も図り、知識の業務活用に関わる仕組みを継続的にブラッシュアップしてゆきます。
●品質情報内容の質向上支援の具体化
適切な教訓を得るためには文書の中身の質の向上・維持が欠かせません。例えば、不具合報告書の作成においては、発生した事象の具体的な表現の仕方はもとより、事象の発生メカニズムや事象の発生条件、業務上の問題点など様々な内容を適切に記述し、暫定対策や恒久対策ならびに今後類似の業務を行う際の再発防止策などをそれぞれのテーマに基づいて適切に記述する必要があります。
構造化知識研究所では、このような課題に対して、SSM、構造化知識ベースの考え方を応用して適切なコンテンツを記述するご支援を進めるとともに、帳票デザインにおいても過去の品質情報データや構造化知識ベースを活用して、ひとによるばらづきを抑制できる記述様式が実現できる仕掛けづくりを進めます。
また設計開発の過程で実施される品質特性の試作評価で得られる知見データや、技術的なノウハウなど様々な知識・情報をお客様のニーズに応じたフォームに柔軟にまとめて品質ノウハウデータベースとして管理することもできます。試験データ、技術標準などの関連文書や画像や動画などのファイルも関連ファイルとしてリンクさせることができるため、様々な品質情報の活用を促進することもできます。
【3大特徴点】
●考え方と方法論・・・・
⇒品質情報の質を高める
品質マネジメント、未然防止研究の専門的な見地と、豊富な未然防止システムの支援実績により、不具合報告書の起案から完了までのワークフロー、不具合報告のコンテンツ管理に必要な項目をデザインし、事象の表現、事象の発生要因やメカニズムの整理、効果のある対策の明確化など意味のあるコンテンツを作成することを支援いたします。
⇒品質情報を業務に活用する
一般的な文書管理システムは、文書の完成までは十分にフォローできるものであっても、その文書を活用する業務を明確にしてその業務の質を高める仕組みまで構築することは容易ではありません。構造化知識研究所は「トラブル発生から未然防止」までを「一気通貫」で品質情報・技術知識を管理、運用し、具体的な設計、未然防止活動、トラブルシューティングなどの幅広い業務のラインに組み込んで活用することが本来のあるべき姿と考えて、それを実現する品質情報管理システムをご提供いたします。弊社では構造化知識マネジメントやSSMの方法論に基づき、技術知識の整理、活用に関する豊富な経験、ノウハウを持っております。このような経験、ノウハウを生かして、「整理・蓄積するだけの品質情報」ではなく「活用出口が明確な品質情報」を皆さまと共有させて頂き、品質情報を作成する目的を十分にご理解頂けるシステムの構築と運用を実現します。
●実現するシステム・・・
構造化知識研究所は、単に不具合情報をデータベースとして登録するだけのシステムを提供することは致しません。不具合情報を登録することが目的になってしまうと、不具合報告が形骸化し、業務に生かせるノウハウが集まらないためです。弊社は不具合報告書を作成、登録後、それを業務に活用するための仕組み、すなわち不具合報告を作成する目的、出口を明確にして、そのためのシステム作りを強力に進めて参ります。
品質情報を作成する目的に応じて、品質情報の帳票をデザインします。具体的にはワークフローごとに帳票フォームの編集エリアを変化させたり、各フォームに指定する入力欄は、様々なテキストエリアやリストボックスを配置し、また関連ファイルの指定も多様な方法から設定できるようにします。またユーザ管理データと連携して、帳票作成中のご自身の部署や名前の入力や関係者の部署、チェッカーや承認者の名前の入力なども柔軟に行い、また関係するユーザのみ帳票を編集する権限を与えるなど、帳票の編集権限を柔軟に設定することができます。品質情報の起案から完了までのフローのなかで、文書のステータス管理を行うことができ、各帳票で個別に指定された関係者に各ステータスのお知らせメールを配信することもできます。
品質情報は多様な帳票デザインで豊富に作成できますが、それぞれの品質情報を閲覧する権限は部署、ユーザごとに設定できますので、秘密情報のレベルに応じて柔軟にアクセス権限管理を設定することが可能です。ユーザはアクセス権限に基づき、閲覧可能な品質情報のデータベースに対して、検索を実行し、内容を閲覧することができます。
品質情報管理システムは、弊社が開発するSSMmaster(構造化知識ベースを活用した知識活用システム)や、原因分析ツリー作成ツールなど様々なシステムと連携します。SSMmasterとの連携を取ることによって、知識を活用したトラブル未然防止・再発防止活動や要求機能を実現する設計手段導出など様々な業務支援を強力に進めることができます。
●コンサルティングと運用フォロー・・・
構造化知識研究所では、お客様にツールをご提供するというより、品質情報の価値を高め、広く品質保証に関わる業務に活用するためのシステム構築と運用のあるべき姿を共有し、そこから必要なシステムをご提供し、運用することが品質情報管理システムの成功のために不可欠であると考えております。そのため、不具合報告書の運用でありましたら、お客様の不具合報告書の作成から是正処置完了までの一連のワークフローを踏まえ、また再発防止のための教訓整理や業務への活用方法を踏まえて、具体的なシステムのデザインを実務的な運用を踏まえてご提案します。
また不具合報告のフォーマットにおいては、実務に沿って柔軟なフォームを考案、運用し、随時フォームデザインの変更ならびに複数のフォーマットの統合などが行うことができるため、お客様の当初のニーズや運用中の様々なニーズ変化に柔軟に対応する施策をご提案することができます。
既存の文書管理システムから移行する場合、既存データを一括で品質情報管理システムに移植できるかどうかも重要なポイントになります。既存の文書データがExcelシートに出力できるものであれば、円滑に既存データの移植を行うことができますので、従来の品質情報データも弊社がご提供するシステムを通じて業務に活用することができるようになります。
品質情報管理システムでは各種ログを取得できますので、運用を開始したシステムにおいてどのような品質情報が活発に活用されているのか、またどのような品質情報が頻繁に登録されているのか、どのようなユーザがよくシステムを利用しているのかなどの各種データ集計を行うことができます。システムの運用の実態を把握することによって、システム運用のPDCAを適切に回して、より良いシステムに成長させることができます。
【具体的な活動内容】
●ワークフローの明確化と帳票フォーマットの整備
ユーザが作成する品質情報が業務で起案されてから完了するまでの流れをワークフローで整理して、それを踏まえた品質情報の帳票フォーマットを具体的にデザインしていきます。特に、作成権限のある部署、閲覧権限のある部署の範囲設定や、各帳票を作成する際の文書ステータスに応じた関係者へのメール通知を含むステータス管理、メール本文のひな形作成など、きめ細かに文書運用のための機能を明確にしてゆきます。また品質情報を検索するためのフィールドなどの定義も行い、閲覧権限をもつユーザが品質情報にスムーズにたどり着く方法も明確にします。
●システム登録ユーザ・部署の管理
品質情報システムを利用するユーザ登録とそのユーザデータのメンテナンス計画を立案し、日々異動があるユーザやしばしば発生する組織変更に対してスムーズに更新対応できる運用方法を実現します。また各ユーザのアクセス権限管理を適切に行えるようにします。
●知識活用シナリオの作成と仕組みづくり
品質情報の作成により得られる教訓を業務に生かすための知識活用シナリオを作成します。またそのシナリオを踏まえて、業務に生かすための仕組みを具体化します。構造化知識研究所では、長年SSMによる構造化知識ベースを用いた様々な未然防止、再発防止活動の支援を進めて参りました。このような経験、ノウハウを生かして品質情報が具体的な業務ラインに組み込めるように、必要に応じてSSMmasterによる構造化知識ベースと連携も図りながら、皆さまの品質マネジメントに関する課題を克服する仕組みを構築していきます。また具体的な仕組みの運用を通じて生じた課題を明確にして、それに対する解決も図り、知識の業務活用に関わる仕組みを継続的にブラッシュアップしてゆきます。
●品質情報内容の質向上支援の具体化
適切な教訓を得るためには文書の中身の質の向上・維持が欠かせません。例えば、不具合報告書の作成においては、発生した事象の具体的な表現の仕方はもとより、事象の発生メカニズムや事象の発生条件、業務上の問題点など様々な内容を適切に記述し、暫定対策や恒久対策ならびに今後類似の業務を行う際の再発防止策などをそれぞれのテーマに基づいて適切に記述する必要があります。
構造化知識研究所では、このような課題に対して、SSM、構造化知識ベースの考え方を応用して適切なコンテンツを記述するご支援を進めるとともに、帳票デザインにおいても過去の品質情報データや構造化知識ベースを活用して、ひとによるばらづきを抑制できる記述様式が実現できる仕掛けづくりを進めます。
品質情報管理システムの導入効果
【再利用可能な品質情報の登録と蓄積】
適切な不具合報告書フォーマットとその報告管理を徹底することにより、不具合の発生から是正処置完了までのプロセスを管理します。また再発防止のための教訓コンテンツの品質を安定化させることができます。これらによって是正処置活動の状況を速やかに把握できるだけでなく、効果的な是正処置の実施を円滑に進めることができます。
特に、不具合報告書の再利用性が高まることにより、類似の不具合が発生した場合の原因調査や対策の取り方などにおいて過去の知見を有効に活かすことができるようになります。また柔軟な文書検索機能が実装されて、他の全文検索システムとの連携も可能なため、質の高い報告書や関連文書を負担無く検索して入手頂くことが可能です。
【再発防止・未然防止活動への知識活用】
品質情報管理システムに登録されている教訓を知識ベースとして登録し、業務に生かせる仕組みを構築することができるため、組織で登録、管理する不具合報告書に記載されている教訓をデザインレビュー、FMEA、FTA、チェックリストなどを通じた再発防止、未然防止活動に生かし、設計品質や試験評価品質を向上させて、最終的に品質コストの低減を図ることができます。
また、試作評価などを通じて、要求機能と実現手段(技術特性)との関係などの知見が得られている場合は、それらを構造化知識ベースに登録して活用することによって、顧客要求に対する当該製品における適切な設計手段の検討を効果的に進めることができます。また類似の顧客要求に対する実現手段の検討において、何度も同じような評価を繰り返す無駄も省くことができます。
【技術者のスキル向上】
品質情報管理システムの運用を通じて、工夫された帳票デザインの品質情報に触れることにより、技術者が品質情報を適切に作成する能力が高まります。また品質情報に整理される知識の活用を通して、技術的なノウハウをスムーズに身につけることができるため、論理的な思考力、設計検討能力、不具合未然防止力、トラブルシューティング能力が向上します。
適切な不具合報告書フォーマットとその報告管理を徹底することにより、不具合の発生から是正処置完了までのプロセスを管理します。また再発防止のための教訓コンテンツの品質を安定化させることができます。これらによって是正処置活動の状況を速やかに把握できるだけでなく、効果的な是正処置の実施を円滑に進めることができます。
特に、不具合報告書の再利用性が高まることにより、類似の不具合が発生した場合の原因調査や対策の取り方などにおいて過去の知見を有効に活かすことができるようになります。また柔軟な文書検索機能が実装されて、他の全文検索システムとの連携も可能なため、質の高い報告書や関連文書を負担無く検索して入手頂くことが可能です。
【再発防止・未然防止活動への知識活用】
品質情報管理システムに登録されている教訓を知識ベースとして登録し、業務に生かせる仕組みを構築することができるため、組織で登録、管理する不具合報告書に記載されている教訓をデザインレビュー、FMEA、FTA、チェックリストなどを通じた再発防止、未然防止活動に生かし、設計品質や試験評価品質を向上させて、最終的に品質コストの低減を図ることができます。
また、試作評価などを通じて、要求機能と実現手段(技術特性)との関係などの知見が得られている場合は、それらを構造化知識ベースに登録して活用することによって、顧客要求に対する当該製品における適切な設計手段の検討を効果的に進めることができます。また類似の顧客要求に対する実現手段の検討において、何度も同じような評価を繰り返す無駄も省くことができます。
【技術者のスキル向上】
品質情報管理システムの運用を通じて、工夫された帳票デザインの品質情報に触れることにより、技術者が品質情報を適切に作成する能力が高まります。また品質情報に整理される知識の活用を通して、技術的なノウハウをスムーズに身につけることができるため、論理的な思考力、設計検討能力、不具合未然防止力、トラブルシューティング能力が向上します。
原因分析の品質強化と教訓活用
【原因分析ツリー管理システム】
品質情報管理システムの運用において、必要に応じて原因分析のコンテンツを適切に作成し、教訓として残すために、原因分析ツリー(系統図)を作成、管理するシステムをご提供いたします。このシステムは，構造化知識研究所独自の理論研究によって開発したトラブルの原因分析ツリーの作成方法ならびに自動的な構造化知識の作成を可能にするソフトウエアです。トラブルの原因分析を適切に行い、適切な処置、再発防止策を実施した結果を教訓として残すためにお役立て頂けます。また、このシステムで作成したデータをSSM知識ドラフトに変換して、SSMmasterなどの他システムに登録することも可能ですので、トラブルの原因分析結果の内容を知識としてスムーズに活用することが可能になります。
【原因分析ツリーデータの共有と知識活用】
弊社の原因分析ツリー管理システムでは、ツリーデータを組織で共有し、活用することができます。ツリーデータはWeb上で共有、閲覧したり、Excelファイルに出力してファイル共有をして頂くこともできます。またトラブルの技術的要因の分析結果を整理する場合と、業務エラーの仕組み/組織的な要因の分析結果を整理する等、様々な観点で原因分析を進める場合がありますが、このようなニーズに応じて原因分析ツリーのテンプレートを自由に選択することにより、分析ニーズに応じて分かりやすい分析指針に基づいた原因分析結果の整理を行うことが可能になります。これらによって、担当者の原因分析の質を飛躍的に向上させることができます。
またトラブルの再発防止、未然防止活動に役立つ構造化知識ドラフトを作成することができますので、原因分析にかけた多くの時間、工数を無駄にせず、将来の業務に役立てることができます。
品質情報管理システムの運用において、必要に応じて原因分析のコンテンツを適切に作成し、教訓として残すために、原因分析ツリー(系統図)を作成、管理するシステムをご提供いたします。このシステムは，構造化知識研究所独自の理論研究によって開発したトラブルの原因分析ツリーの作成方法ならびに自動的な構造化知識の作成を可能にするソフトウエアです。トラブルの原因分析を適切に行い、適切な処置、再発防止策を実施した結果を教訓として残すためにお役立て頂けます。また、このシステムで作成したデータをSSM知識ドラフトに変換して、SSMmasterなどの他システムに登録することも可能ですので、トラブルの原因分析結果の内容を知識としてスムーズに活用することが可能になります。
【原因分析ツリーデータの共有と知識活用】
弊社の原因分析ツリー管理システムでは、ツリーデータを組織で共有し、活用することができます。ツリーデータはWeb上で共有、閲覧したり、Excelファイルに出力してファイル共有をして頂くこともできます。またトラブルの技術的要因の分析結果を整理する場合と、業務エラーの仕組み/組織的な要因の分析結果を整理する等、様々な観点で原因分析を進める場合がありますが、このようなニーズに応じて原因分析ツリーのテンプレートを自由に選択することにより、分析ニーズに応じて分かりやすい分析指針に基づいた原因分析結果の整理を行うことが可能になります。これらによって、担当者の原因分析の質を飛躍的に向上させることができます。
またトラブルの再発防止、未然防止活動に役立つ構造化知識ドラフトを作成することができますので、原因分析にかけた多くの時間、工数を無駄にせず、将来の業務に役立てることができます。
